Cómo implantar con éxito un sistema de cumplimiento normativo

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Cómo implantar con éxito un sistema de cumplimiento normativo

A la hora de decidir implantar un sistema de cumplimiento normativo, uno de los requisitos básicos con los que debemos contar es un modelo de organización y control, que comprenda medidas de vigilancia e inspección para evitar la comisión de delitos.

Este modelo de organización y control es uno de los primeros pasos que deben definir las empresas en el momento en el que se deciden a afrontar la implantación de un Plan de Prevención de Delitos Penales.

El determinar cómo se va a organizar la labor de implantación, control y supervisión del modelo de cumplimiento supone “retocar” determinados aspectos del procedimiento de gestión. Desde Negotia, sabemos por experiencia, que a veces no es del todo pacífico por las sensibilidades de determinadas personas a una posible injerencia en sus atribuciones y competencias por parte de otros compañeros.

Un modelo de organización y control debe incluir medidas de vigilancia y control idóneas para prevenir delitos o para reducir de forma significativa su comisión. Este deberá estar supervisado por un órgano de la persona jurídica con poderes autónomos, para poder llevar a efecto el ejercicio eficaz de las funciones de supervisión, vigilancia y control.

Separación de Funciones

mapa riesgosEste requisito de organización y control supone, en determinados supuestos, el establecimiento de una serie de medidas de gestión, que segreguen funciones.  En muchos casos supone separar la tarea de ejecución de cada área que tenga la posibilidad de cometer un delito de la que tiene encomendada la labor de supervisar.  Aunque sea indirectamente, de manera que los distintos órganos de la empresa se “vigilen” entre ellos.

Un ejemplo práctico que todos podemos entender es que el departamento de compras no puede ser simultáneamente el que lleva a efecto los pagos.  En este caso se corre el riesgo de cometer determinados actos ilícitos, encubiertos por una apariencia de legalidad y dar lugar a prácticas corruptas.

Si el mismo departamento que adjudica los contratos se encarga de abonar las facturas, las posibilidades de que el contrato se utilice como instrumento para delinquir, bajo la falsa a apariencia de un servicio, son muy elevadas.

Por ello la primera opción es la separación de funciones entre los distintos órganos. Que esta segregación sea real y que se controle la eficacia de la misma por un órgano de vigilancia será un elemento importante para implantar un sistema eficaz de prevención de delitos penales.

Esta premisa supone que en la elaboración del plan de prevención se debe de realizar un diagnóstico completo y detallado de los riesgos que existen en las empresas y que pueden cristalizar en la comisión de delitos.

Los cinco pasos para implantar un programa de prevención de delitos

muchos trabajadoresUna vez que una empresa ha asumido estos conceptos básicos fundamentalmente hay cuatro pasos para implantar un programa de prevención de delitos penales.

El primero es conocer la empresa en profundidad. Cada área y departamento se analizará con precisión para conocer con exactitud, las decisiones que se toman por cada una de las personas que ocupan los puestos de trabajo.

El alcance económico que cada decisión implica, los límites que se tienen en la toma de las mismas, las personas afectadas y las repercusiones a corto, medio y largo plazo en el devenir del futuro empresarial, es lo que denominamos identificar las actividades en cuyos ámbitos puedan ser cometidos los delitos.

Una vez conocida la empresa, o al menos sus rasgos fundamentales, es necesario elaborar el Mapa de Riesgos. La segunda pieza clave que nos permitirá avanzar en nuestro proceso de implantación de un modelo de prevención de delitos penales

Esta elaboración de un Mapa de Riesgos abarcará los riesgos genéricos propios de cualquier compañía: manipulación contable, apropiación indebida, tenencia de pornografía infantil en los sistemas informáticos de las empresas. Así como los riesgos propios del desarrollo de la actividad empresarial específica.

No debemos olvidar, por ejemplo, que el delito contra el medio ambiente puede ser cometido por empresas vinculadas a la construcción y ser un delito de escasa significación en una empresa que presta servicios de asesoría.

Es importante matizar que el nivel de riesgo va a variar en función de la segregación a la que hemos aludido y que por ello hay que conocer los manuales de procedimientos escritos con los que cuenta la empresa y que son de ineludible aplicación en la gestión diaria.

Indudablemente, los riesgos no son los mismos en función del tamaño de la empresa, su organización y su actividad. De ahí, la importancia de la existencia de un Mapa de Riesgos real y acorde a las necesidades de la empresa.

El tercer paso viene determinado por la realización de un Plan de Prevención de Delitos. Así lo establece la Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado y la norma UNE que supone adaptar a la normativa legal aplicable, la estructura empresarial, poniendo así de manifiesto su compromiso con el cumplimiento normativo.

El cuarto paso, también importante, es el establecimiento de un sistema de protocolos o procedimientos que en función de los riesgos que pueda cometer cada departamento, determine el procedimiento a seguir. Así como y la forma de ejecutar cada fase de la actividad, determinando las tareas a efectuar y la forma de llevarlas a cabo.

En esta fase se realizará el Protocolo Disciplinario que tendrá como misión sancionar adecuadamente el incumplimiento de las medidas que establezca el modelo.

Llegado a este punto, será necesario como elemento fundamental tener establecido un Canal de denuncias, que, en función de la nueva normativa europea aprobada por el Consejo, aún pendiente de publicar, será de obligada implantación, a partir de 2021, para todas las empresas que tengan más de 50 trabajadores.

Esta normativa interna, compuesta de procedimientos y protocolos, compone lo que se denomina Corporate Compliance o Derecho Penal Corporativo. Es decir, el conjunto de normas exigibles en cada empresa en un momento determinado.

Una vez diseñado el modelo de prevención de delitos será dado a conocer a todos los trabajadores para lo que será fundamental impartir y acreditar una formación sobre las conductas delictivas que pueden cometer los trabajadores.

El último paso, este adicional, pero que servirá para acreditar el compromiso de la empresa con el Programa de Prevención de Delitos es la elaboración de un Código Ético o un Código de Conducta. Una acción que supondrá la declaración definitiva y de manera pública de la empresa con la política de cumplimiento normativo.

También, es necesario establecer un programa de revisión que supervise de manera periódica la aparición de nuevas conductas para revisar la eficacia del programa adaptado.  Se trata de analizar la eficacia del modelo implantado para velar por la eficiencia del objetivo último que es evitar la comisión de ilícitos penales.

La existencia de este plan de prevención de delitos va a aportar innumerables ventajas:

Con el programa adecuado, el modelo de prevención penal implantado servirá para la detección, gestión y prevención de riesgos penales. Así, las posibilidades de cometer delitos se reducirán porque se previene su aparición y se evitan los fraudes internos dentro de las empresas.

En segundo lugar, se instaura una cultura ética y de cumplimiento dentro de la empresa. Transmitiendo seguridad tanto a trabajadores, proveedores, accionistas y administración pública de la seriedad y eficacia de la empresa.

Otra ventaja es que el Plan de Prevención de Riesgos Penales atribuye reconocimiento a las empresas que impulsan el cumplimiento normativo. Un concepto de empresa fiable que va a servir para atenuar o eximir de responsabilidad penal a las empresas, siempre y cuando el plan haya demostrado un alto grado de eficacia.

Se trata, en definitiva, de adoptar por parte de las empresas unos protocolos que permitan formalizar controles para poder acreditar debida diligencia frente a terceros.  Implantando un método que permita evaluar la eficacia de lo realizado por criterios objetivos.

Como conclusión, desde nuestra experiencia, un método de implantación de un programa de prevención de delitos es una tarea compleja, si pretende ser eficaz. La puesta en marcha de este plan requiere la participación de todos los trabajadores, la implicación de los directivos y el asesoramiento y colaboración de todos los implicados. Se trata, en definitiva, de crear o mantener una cultura de empresa exigente con la legalidad y con las buenas prácticas empresariales.

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