Entrevista en Canal Compliance a nuestro compañero José Antonio Castañeda

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Entrevista en Canal Compliance a nuestro socio José Antonio Castañeda director del Departamento de Compliance del despacho y autor del ebook “Compliance para pymes“.

CC>. Después de tres años desde la reforma del Código Penal de 2015 ¿Cómo considera que debe ser la estructura de un sistema de gestión para prevenir los riesgos penales de una pyme?

JAC>. Si entendemos por PYME, una empresa de un número de trabajadores que exceda de 50-60, creo que debe externalizarse la implantación, si bien el control y la gestión debe ser interna, como pasa con otros procesos o procedimientos como calidad, prevención de riesgos laborales…

En Negotia hemos desarrollado un proceso de gestión donde realizamos la puesta en valor y el análisis de riesgos, junto con el diseño de los protocolos. A partir de ahí, damos apoyo constante al órgano de la empresa que gestiona el plan de compliance.

En empresas más pequeñas, en micropymes, también se puede externalizar este proceso de gestión salvo, eso es importante, la toma de decisiones. Esto le corresponde exclusivamente al órgano de administración o al dueño o dueña de la empresa.

CC> ¿En el caso de las PYMES los sistemas de gestión de riesgos penales se implantan en la realidad por miedo o por convencimiento de las empresas?

JAC> Creo que hay un gran desconocimiento a nivel de micropymes, como pasó con la prevención de riesgos laborales. En ese momento, el miedo y la publicidad que se hizo por los agentes sociales contribuyó de manera definitiva a su implantación. Ahora, el desconocimiento respecto el compliance existe y las empresas no son conscientes de que pueden delinquir de manera involuntaria, es decir, imprudentemente a causa de actos llevados a cabo por sus trabajadores.

El convencimiento llega una vez se conoce y se ven las excelencias, porque si se implanta bien, el compliance ayuda a mejorar la gestión, el control y la imagen de la empresa. Hay que favorecer la difusión.

“El convencimiento llega una vez se conoce y se ven las excelencias, porque si se implanta bien, el compliance ayuda a mejorar la gestión”

CC> Seguimos con la pequeña y mediana empresa y la externalización del servicio. En este sentido ¿Qué dificultades detecta para implantar un sistema de gestión eficaz?

JAC> La costumbre, la resistencia al cambio: si algo funciona durante varios años, para qué cambiarlo. En segundo lugar, la ignorancia: ¿por qué debo hacer esto, si yo no delinco? Lo que las empresas no ven, especialmente las micropymes y pequeñas pymes, es que es muy fácil delinquir sin pretenderlo. Es por ello por lo que hay que adoptar medidas, para evitar un posible incumplimiento legal aun a modo de imprudencia.
Y en tercer lugar, las empresas todavía no ven la enorme utilidad que tiene el sistema para mejorar la gestión de la compañía.

CC> Recientemente escribíamos un artículo en Canal Compliance, “Paper compliance Vs Compliance cosmético”. Para el caso que nos ocupa, ¿Modelos de gestión Standart o modelos de gestión personalizada y a medida?

JAC> Si entendemos por paper compliance aquel documento cuyo objetivo es generar una apariencia formal de estructuras de Compliance, nos estamos equivocando. No se trata de un modelo de apariencia. Debe ser un modelo que evite la comisión de un delito. Así es que debe de ser eficaz, realista y, sobre todo, adaptado a cada empresa, un traje a medida, que es justo lo que proponemos en Negotia.

Está claro que no hay dos empresas iguales. Incluso una misma empresa evoluciona con el tiempo, lo que nos lleva a tener claro que el modelo de compliance debe ser personalizado y debe ser actualizado a cada empresa y a cada momento del ciclo vital de esta.

“las empresas todavía no ven la enorme utilidad que tiene el sistema para mejorar la gestión de la compañía”

CC> ¿Qué metodología considera más adecuada para un sistema de gestión en pymes?

JAC> La que mejor se adapte a las necesidades del momento y de la propia empresa. Pero para empezar, salvo que se trate de una gran empresa y pueda destinar recursos propios, yo aconsejo externalizar el estudio de la compañía, la realización del mapa de riesgos, la implantación y el seguimiento.
Es una situación similar a lo que acontece con los departamentos de asesoría fiscal y laboral, por ejemplo.

CC> ¿Canales de Denuncia internos o externos?

JAC> Siempre canales denuncia externos, porque garantizan la neutralidad de la comunicación tanto por parte del denunciante, como por parte de la empresa que gestiona el canal de denuncias. Así, esta transmitirá la realidad de la denuncia sin interpretaciones.
Además, un canal de denuncia externo aumenta la confianza del denunciante, porque en principio y en base al deber de confidencialidad del gestor del canal de denuncias, su identidad no será conocida.

CC> ¿Cuáles considera que son los mecanismos más eficaces para garantizar la confidencialidad del denunciante?

JAC> Es fundamental que el denunciante conozca que no va a haber represalias por parte de la organización, para ello el compromiso de la empresa con el código ético es clave. También es importante que la empresa que gestiona el canal de denuncias no comuniquen la identidad del denunciante y, para ello, debe haber un compromiso serio y escrito.
Y en tercer lugar, el canal de denuncias debe ser exclusivamente un medio para comunicar aquellas irregularidades que se produzcan en la empresa, nunca un buzón de peticiones diversas o de otras reivindicaciones.

CC> ¿Cuáles considera que son los mecanismos más eficaces para la actualización de los sistemas de gestión?

JAC> Primero un conocimiento esencial de la legislación que nos aplica en diversas materias: financieras, de propiedad intelectual, informáticas, de medio ambiente… La ignorancia es feliz, pero es atrevida y da problemas. Debemos difundir para dar a conocer bien el compliance y ayudar a actualizarlo correctamente.

CC> Para finalizar. Continuamente hablamos de la necesidad de divulgar, instaurar, definir … la Cultura de cumplimiento ¿Como se consigue?

JAC> Para empezar con un trabajo de pedagogía de todos los implicados: es importante, como digo, dar a conocer las bondades del compliance. En segundo lugar, con tiempo. La cultura del cumplimiento es el sustrato que permanecerá, pero necesitamos tiempo. Y, por último, con información, claro. Todos los implicados en el proceso deben tener la máxima información posible.